協作工具風靡企業，不僅因為它們的創新性，還因為它們為關鍵流程（客戶溝通和數據傳播）提供的便利。技術發揮著重要作用，但協作本質上超越了這一點。以下是您的協作工具超越單純技術創新的一些方法。這些是協作可用于為業務提供優勢的方式。

使討論和計劃更容易

借助不受地域限制的協作平臺，團隊遠程工作已成為現實。這是一個決定性的優勢，因為雖然它可能會破壞工作和生活的平衡，但它肯定支持團隊聚在一起分享想法、策略和信息，從而創造它們。將合適的人聚集在一起，無論位置如何，都是推動高效運營的動力。在中型組織中，這種能力可能會改變游戲規則。在線協作工具還提供了創建虛擬孵化器的機會，這有助于讓每個人都在一個平臺上，不受公司、大學甚至供應商的限制。

配備文件共享和評論系統，音頻和視頻協作允許員工和團隊實時協作。它還將節省旅行費用，也許還可以節省房地產費用。擁有清晰的任務板是在線協作工具可以幫助您的事情之一。這有助于創建和共享一個集中的目標，為每個人制定路線圖，最后確保項目和戰略跟蹤是在同一個雙關語中。有了良好的協作工具，來自世界各地的參與者可以比在同一個房間里更高效地完成工作。

想法共享的最基本的本質——頭腦風暴——也可以通過協作網絡來改變，該網絡具有創新的技術和工具來共享信息、想法，甚至記錄它們。

他們幫助塑造最佳工作實踐

當團隊在沒有空間和溝通限制的情況下工作時，討論最佳實踐變得更容易，采用它們也容易得多。公司的目標更加清晰，因為一切都在那里，清晰且開放供討論。時間延遲、信任問題和無法前進——所有這些都是由于缺乏免費和實時的溝通而造成的。協作有助于消除這種情況！

更有效的資源管理

尤其是資源和技術人員，對每個企業來說都是一筆不小的成本。隨著企業向價值鏈上游發展，資源將減少，并且越來越需要事半功倍。通過協作，這得到了很好的支持。這些工具有助于減少冗余和不必要的通信、快遞員等高成本通信方式，甚至旅行。一個小型、快速、敏捷的協作團隊可以實現更多目標，這就是這些工具的好處。任何突然出現的問題也可以被快速標記、解決和消除。可以從任何位置標記的清晰對話，以及管理層跟蹤它們的能力——為戰略制定過程增加了不可估量的價值——并且可以成為一家非常聰明的公司的基石。

提高員工敬業度和士氣

一些行業領導者將參與優勢視為需要采用協作工具的最大原因。這是一種現代管理觀點，自上而下的公司經營形式往往適得其反。任何不聽取員工意見但更喜歡解雇指示的領導者更容易失去員工和尊重。

協作工具將每個人都放在同一個平臺上，為每個人提供平等的可見性；想法，讓員工覺得自己對公司很重要，對公司很重要。沒有什么比這種認識更能讓他們更有效率和興趣了——他們很重要。經理驅動的發布指令的愿景對公司的發展極為不利，越來越多的人意識到這一點。此外，大多數年輕員工比經理級別的員工更容易進入社會市場這一小問題。通過資源管理獲得他們的興趣和承諾可能是最明智的決定……而協作工具可能是實現這一目標的最佳渠道。

知識管理的好處

有助于分享想法和形成最明智的戰略的相同協作也將促成組織內知識庫的協作。通常，大多數企業都有一個 KM 數據庫，沒有人真正管理或知道，因此很少使用。保存在服務器某個不起眼角落的數據可能很有價值，但只有在為公司利益而使用它時，它的真正價值才會出現問題。借助協作工具，全球團隊或至少企業范圍內的團隊都可以使用它來制定最佳戰略，推動公司發展。這種數據、信息和見解的匯集可能是您的企業進入快車道所需的催化劑！

為您的組織選擇正確的協作工具的提示

今天，任何組織都需要員工之間進行有效和高效的溝通。我們將這種能力稱為軟件和硬件形式的協作工具。該協作工具具有許多功能，例如從簡單的即時消息傳遞到視頻或音頻會議。一些應用程序可能專注于特定元素，而另一些應用程序則試圖合并多個功能。

該應用軟件旨在幫助參與共同任務的人實現目標。協作工作環境通過協作工作環境為個人提供支持，從而演變成一類新的專業人士，即電子專業人士，他們可以通過許多工具拼接在一起而不受地理位置限制地一起工作。我們將在線協作軟件定義為一種軟件應用程序、平臺或工具，它以軟件即服務 (SaaS) 或云的形式交付，或者在一個平臺內具有多種功能的本地部署，可以直接內置或集成其他應用。

對于任何希望提高效率和效率的企業而言，在線協作都是一種有價值的工具，而不僅僅是那些在不同地理位置擁有多個辦事處的公司。

讓我們討論一些任何組織都期望的協作能力。

一些組希望通過組消息來完成他們的工作。我們應該始終尋找集成消息傳遞功能。工作上的協作并不總是意味著兩個或更多人同時工作。有時需要由其他團隊成員審查的一些文件。這是消息傳遞有助于推進流程的時候。正在查看文件的用戶應該能夠在文件/文檔中留下消息。還應該有一個選項可以私下/個人或與群組共享消息。即時通訊 IM 的支持也應該集成到在線協作工具中，或者應該是協作會議工具的一部分。發送 IM 是一種有效的溝通方式。

進行在線會議的方式有很多種，例如 WebEx、GoToMeeting、Spontania、視頻、Skype、谷歌視頻群聊等，如果您正在使用任何協作工具，那么您應該需要使用其中一種服務來補充您的在線協作軟件。我們還需要查看單個會議中的參與者數量，通常許多解決方案有 25 個參與者，但同樣取決于可用帶寬。我們還應該看看同一個會議是否可以同時作為視頻和音頻？有多少個連續存在可用？公共和私人聊天可用嗎？此外，我們應該檢查是否可以從筆記本電腦將工具與任何硬件 H.323/SIP 視頻會議編解碼器連接，反之亦然？通常它需要一些網關軟件許可證或硬件來連接 H.323 /SIP 編解碼器。

那么其中一個需求是，你是否可以在主機上或在云上錄制會議？

此外，我們正在談論 BYOD，即帶上您自己的設備，無論是 iOS、Android 智能手機等，都應該有可用于從這些智能設備加入協作服務的應用程序。

最后，這些協作工具吸引了年輕人

可以肯定的是，年輕一代，一群年輕人不會留下來，除非他們對所提供的工具感到滿意。電子郵件已經不夠用了：他們希望能夠更自然地交流，就像他們與朋友一樣。不能適應這種變化，你很快就會被甩在后面。如果您的企業不接受具有適合您員工的最新通信技術的協作軟件，您可能會發現很難找到有才華的員工來填補您的員工隊伍中的空白。